一条美咲です。
飲み会の幹事は会場探しや予算の計算など、細かい作業が色々あります。飲み会が楽しくできるようにストレスを抱えながらの準備は大変ですよね。会社の忘年会や新年会など、大切な行事にまつわる飲み会の幹事だと失敗は許されません。
幹事は参加者全員が快適な時間を過ごせるような工夫や、ちょっとしたアイデアも大切。ただ飲み会会場を予約するだけでなく、参加者の好みや飲み会の趣旨に合わせないといけません。ではどんな点を注意すると良いのでしょうか。そこで早速ですが、飲み会の幹事を任された時に知っておきたい重要な点を見ていきたいと思います。
日程を決めるコツ
飲み会は会社、友達など関係なく集中するのは、次の日が休みになる木曜日や金曜日の週後半です。逆に月曜日などの休み明けでは、参加者のテンションも低くなりますので日程を決めるのは、できれば週末近くがオススメ。
一人ひとりのスケジュールを考慮するのは不可能なので、都合が合わせやすいように早めに日程を決めておきましょう。金曜の夜はどこのお店も混みやすく予約が取れない場合もあります。特に飲み会シーズンは、人気店は早めに抑えておくことが必要ですね。
日程を決める場合はいくつかの候補を挙げるのもよし。そのなかから希望が多い日を選びましょう。会社の飲み会の場合は。大切な会社の行事や月末など忙しい時期は避けたほうが安心です。
会場を決めるポイント
飲み会の幹事に選ばれるとかなりのプレッシャーになりますよね。せっかく選んだお店が、みんなに不評だとセンスを問われてしまうことも。飲み会のお知らせをするときは会場や日程がすでに気に決まっていないといけません。
そこで会場探しのポイントですが、まずは飲み会の趣旨を理解しておくこと。会社の飲み会など人数が多い場合はお店を貸切ることもできますが、少人数のグループならば個室があるお店なども良いでしょう。
また女性の参加者のことを考えて、おじさんが集まるような居酒屋でなくお料理が美味しい、デザートが人気などメニューも意識すること。最近では靴を脱いで入るお店が増えていますが、女性はブーツなど面倒な場合もありますのでご注意。
料理を決める
飲み会の幹事の苦手なところはお料理。お店によってこだわりの料理がある場所や、お酒がメインになるバーなど色々なスタイルがあります。
料理は参加者の傾向を見てから決めましょう。男性が多い場合はかっつり食べられるものやおつまみ系。女性が多い飲み会ではデザートや種類豊富なお料理があると嬉しいですよね。万が一飲み会がつまらなくても、美味しいお料理が食べらればそれでよし、という方もいます。
とても大切なチェックポイントなので、お店の口コミなどもしっかりチェックしておきましょう。また飲み会の幹事さん代は無料になるなど、お得なクーポン券などもあります。会費は当日徴収よりもあらかじめ集めておいた方がベター。バタバタしないで準備ができるように手配しましょう。
席順の決め方のコツ
飲み会の幹事さんが困ってしまうのは当日の席順。飲み会が楽しくなるかどうかは、席順次第でもあります。友達同士なら気兼ねなく席を移動するのは簡単ですが、会社の飲み会だと気を使いますよね。
そこで席順はくじ引きで決めるなど、全員参加型にしたほうが後で文句がでる可能性は低くなります。もしくははじめに設定した席順を飲み会の途中で入れ変えるような「イベント」としてプラスしても良いでしょう。
またお酒の席では喫煙する人としない人の区別をすることが大切。最近は女性の喫煙者もいますので、自然な分け方をするなど心配りが大切ですね。
下見をして最終調整をしよう
飲み会の幹事の心得として大切なのは、自分はあくまでも裏方であることです。飲み会当日は羽を伸ばして酔っぱらってしまうのはNG。お開きになるまで、しっかり参加者の様子やお店とのやり取りを意識しましょう。
飲み会の日程や会場、参加者の数がある程度決まったら必ず下見をすること。店内の雰囲気やトイレの場所などを確認してください。そしてお店までの道順や、周辺の情報など二次会に行きやすいような工夫も大切ですね。
参加者の数が多い飲み会の幹事は、一人では完璧にこなせない場合もありますので、必要ならお手伝いをお願いすることも必要です。会計係、進行役なども決めておくと分担作業ができるのでストレスも減りますね。
まとめ
飲み会の幹事を依頼されるとかなりの負担になりますが、大切な要点を抑えておけば、みんなが楽しく時間を過ごせます。会費が高いわりに料理が少ない、お酒の種類が少ないなど、文句が出やすい点も考慮しておくこと。
当日の流れはリハーサルをするなど、しっかり最終の詰めが大切です。当日は酔っぱらって気分が悪くなる人もでるかもしれません。介抱してあげたり支払いをしたり、細かい作業がたくさんありますが、前日までに済ませられることはできるだけ早めに手配しておきましょう。飲み会の幹事さんは忙しい中、必ず参加した人が感謝してくれるはずですよ。
