一条美咲です。
残業をなくすために色々な努力をしても、一向に効率的に仕事ができない時ってありませんか。しっかり集中しているつもりでも、気が付くとすでに終業時間。昼休みを削っても結局残業。
こんな時は慌てて仕事をする傾向がありますので、ミスが増える原因にも。ミスを修復するためにさらに残業なんて悪循環が繰り返されてしまいます。では残業をなくすにはどんなことを注意したら良いのでしょうか。
仕事をさくさくこなせるデキる男になるためには、ちょっとした仕事のコツがあります。そこで早速ですが、残業をなくす方法を見ていきたいと思います。
帰る前に翌日の段取りを整える
毎日残業している人は、仕事ができないのか早く帰りたくないのか。どちらにしてもデキる男には見えない要因の一つ。そこで時間内に仕事を終わらせるためには「段取り」が重要です。
朝出社してから準備するよりも、前の日にすべて用意しておけばほかの人よりも一日が早くスタートできます。段取りを組む時は必ずやるべきことの優先順位をつける点がポイントです。
やるべきこと、後回しにできることの見分けをはっきりさせておきましょう。段取りがないと手当たり次第に仕事をしてしまい、気が付くと締め切り直前なのに全く手をつけてない仕事が見つかることも。慌ててミスをしない為にも、帰る前に必ず次の日の作業段取りを明確にしておきましょう。
時間を区切って作業量を管理する
1日はあっという間。だらだら仕事をしていると、残業をなくすのは不可能です。終業時間の5時までに終わらそう、そんな大雑把な時間配分では精神的にものんびりと仕事をする原因です。
さくさく仕事をこなす為には、時間を30分単位、もしくは1時間単位で区切り作業量をわけておきます。そうすることで、それぞれの仕事にかかる時間も把握しやすくなり、時間に追われることでモチベーションもアップしますよね。
仕事がデキる人は、作業にかかる時間が予測できるもの。引き受けた仕事が何時間かかるかわからないようでは、自分の段取りも組めないですよね。残業をなくすには時間のリミットを設け、メリハリをつけてみましょう。
同時進行はしないこと
仕事が山積になっている時。あれもこれも一度に手を付けると、結果的に時間の無駄になってしまいます。複数の作業がある場合は同時進行をせず、ひとつの仕事だけに集中したほうが効率アップしますよ。
同時進行するとミスをしやすくなりますので、大切な作業ほどひとつずつこなした方が安心です。一日の時間を長くすることは不可能。残業をなくすためには、ひとつの作業をどれほど早く終わらせるか。
スピードアップするためにも同時進行よりもシングルタスクにしたほうが効果的です。残業時間は時間も使い方も大変遅くなり、効率が悪い傾向があります。夕方以降は脳も働きが遅くなり途端に仕事のスピードが落ちてしまいますよ。
早めに出社・休憩時間を使う
仕事量が一時的に増えてしまうことは誰にでも経験がありますよね。こんな場合はいつも通りの時間量では絶対に終わりません。残業をなくすには有効的に時間を使うため、いつもよりも少し早く出社して追いつくことも大切です。
例えば1時間の昼休みを40分に減らし、残りの20分を4回程度に分けて仕事中にとるなど。集中力をキープするためには適度な休憩は欠かせません。昼ご飯を食べると突然午後になって眠くなったりやる気がなくなることってありますよね。時間を効率的に使うことは、残業をなくすためにも忘れてはいけない点です。
朝早く出社すると、他の人に邪魔されず集中して作業が進むメリットもあります。世界的に有名なCEOは、いつも早起き出社していると言われていますよ。
仕事環境の整理整頓をする
仕事ができない人のデスク回りってとても散らかっていませんか。書類やが山積み、ほこりだらけ。身の回りの整理整頓ができない人は、仕事もだらしなくなるサイン。そこで効率をアップするためにも、なにがどこにあるかわかりやすく整理整頓をしましょう。
また余分な書類を減らす為にも、デジタル化を意識すること。膨大な書類のなかからデータを探す時間を考えらたら、パソコン内に保存したものを見つける方がはるかに時間短縮になります。
仕事環境をすっきりさせるためには、ペーパーレスを意識してみましょう。朝出社したら、デスクの上はまず仕事がしやすいように整理整頓。気分一新に新しく一日を向かて下さい。
まとめ
残業をなくすとプライベートの時間に余裕が出るので、さらに気分転換の効果もアップします。今日もまた残業、朝もすっきり起きられない。そんな生活から脱出するためには毎日の作業に対する見方を少しだけ変えてみましょう。
なかなか残業が減らないのは、仕事が多いだけでなくはかどらない原因があるため。作業時間を洗練して質を高めることが、残業なしの快適な毎日へと変わる第一歩なのです。
一日の仕事量が多くこなせるようになると、もっとやる気もわいてきますよ。便利なアプリやツールなども活用して作業効率をどんどん高めてくださいね。
